آداب البريد الإلكتروني: ما يجب معرفته قبل النقر على “إرسال”

ابدأ من البداية.
لا تنتظر حتى نص البريد الإلكتروني الخاص بك في محاولة لجذب انتباه القارئ! سطر الموضوع هو فرصتك لجذب القارئ ، لذا حافظ على ذلك ملائمًا وجذابًا. لا تنس أن القواعد والأسلوب المناسبين مهمان (إن لم يكن أكثر من ذلك) في سطر الموضوع كما هو الحال في نسخة الجسم. إن استخدام جميع الأحرف الكبيرة والصغيرة أو علامات التعجب المتعددة أو عناوين URL في سطر الموضوع لا يجعل بريدك الإلكتروني يبدو غير احترافي فحسب ، بل قد يتسبب في تصنيفها كرسائل غير مرغوب فيها من قبل عميلك (أو عامل تصفية البريد العشوائي الخاص به ، وفي هذه الحالة فازوا حتى لا تتلقى رسالتك).

اجعل رسالتك عالية وواضحة.
سواء كان ذلك لعميل حالي أو محتمل ، يجب أن يحتوي بريدك الإلكتروني على غرض موجز وسهل التحديد. لا تفرط في تحميل البريد الإلكتروني بمعلومات أكثر من اللازم ؛ سيضمن الكثير من المساحات البيضاء ظهور رسالة “قابلة للقراءة” ، رسالة لن تربك القارئ. سيقضي المستهلك العادي فقط ما متوسطه 15 إلى 20 ثانية في قراءة بريدك الإلكتروني ، لذا اجعل كل فقرة قصيرة ، ومحددة ، وجذابة للغاية. إذا لزم الأمر ، قم بتقسيم النص إلى أقسام فرعية باستخدام الرؤوس للسماح للقارئ بالوصول بسرعة وسهولة إلى المعلومات التي يريدها.

كوِّن جمهورك الخاص.
قد يؤدي تلقي العملاء برسائل بريد إلكتروني غير ذات صلة منك إلى تكوين صورة سلبية لشركتك في النهاية. تأكد من أن جمهورك مستهدف بشكل كبير – إذا كنت ترسل رسائل إخبارية منتظمة ، على سبيل المثال ، قدم زر “اشتراك” على موقع الويب الخاص بك ، أو احتفظ بورقة تسجيل في مكان مرئي ، مثل سجل النقود الخاص بك. لا تشتري أو تستأجر قوائم البريد الإلكتروني ، والتي لا تسبب إحباط المستهلكين فحسب ، ولكنها أيضًا غير دقيقة للعثور على جمهورك المستهدف. قد يستغرق تجميع قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بك مزيدًا من الوقت والجهد ، لكن العملية تسمح لك ببناء المزيد من العلاقات الشخصية مع العملاء ، والتحكم في صورة شركتك وسمعتها.

احترم الخصوصية.
يمكنك الحفاظ على خصوصية قواعد بيانات بريدك الإلكتروني ببساطة عن طريق تجنب إعطاء قوائم عناوين البريد الإلكتروني لأطراف ثالثة. يُنصح أيضًا بحماية خصوصية عملائك عند إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة ، وذلك بسهولة باستخدام ميزة Blind Carbon Copy. يمكن لجميع مستلمي الرسالة عرض العناوين التي تم إدخالها في حقلي “إلى” و “نسخة إلى” ، ولكن أي عنوان تم إدخاله في حقل “نسخة مخفية الوجهة” سيظل مخفيًا.

التعلق؟
قد يؤدي إرسال مرفقات البريد الإلكتروني إلى توجيه رسالتك إلى النوع الخاطئ من الاهتمام. من المحتمل أن تملأ الملفات الكبيرة صندوق الوارد الخاص بالمستلم ، واعتمادًا على خدمة الإنترنت للمستخدم ، تستهلك قدرًا كبيرًا من النطاق الترددي أو تبطئ اتصاله. بدلاً من ذلك ، قم بتوفير ارتباط إلى الملف المستضاف على موقع الويب الخاص بك أو موقع مشاركة الملفات. ينطبق هذا أيضًا على رسائل البريد الإلكتروني الجماعية أو التسويقية: سيؤدي استخدام الروابط بدلاً من المرفقات إلى زيادة فرص قراءة رسالتك ، حيث سيتم تحميلها بشكل أسرع وستظهر أكثر أمانًا لكل من مرشحات البريد العشوائي والمستلمين.

القياس يهم.
إذا كان يجب عليك إرسال مرفق ، ففكر في الحجم الإجمالي للبريد الإلكتروني الذي سترسله. على وجه الخصوص ، بالنسبة للرسائل التي يزيد حجمها عن 500 كيلو بايت ، قم بتنبيه جهاز الاستقبال أولاً واسأل متى يكون أفضل وقت للإرسال. يجب ربط الملفات التي يبلغ حجمها ميغا بايت أو أكثر بدلاً من إرفاقها.

تسجيل خروج.
بغض النظر عن ما ترسله ، لا تترك العملاء في جهل بشأن هويتك وكيفية الوصول إليك. ملف التوقيع الخاص بك ، الذي يجب أن يظهر في نهاية الرسالة ، هو في الأساس نسخة إلكترونية من بطاقة عملك. يجب أن تحتوي على اسمك ولقبك بالإضافة إلى جميع معلومات الاتصال ذات الصلة – أرقام الهاتف والفاكس ، وعناوين البريد والبريد الإلكتروني ، وموقع الويب ، وحتى معلومات الوسائط الاجتماعية الخاصة بشركتك ، إن أمكن.

هل تحتاج إلى مساعدة في إرسال رسالة شركتك؟ لم يكن هناك وقت أفضل من الآن للاتصال بـ Web Solutions للتعرف على مجموعة خدماتنا التسويقية!