عدم الحصول على معلومات دقيقة وسريعة عن حسابات العملاء ومعرفة مديونياتهم سيتسبب فى فقدان جزء من راس المال لذلك مع برنامج ادارة المبيعات Mdroo ستسطيع وبكل سهولة متابعة مديونيات العملاء من خلال كشف حساب مفصل ودقيق لكل عميل
كيفية بناء فهرس لحسابات العملاء
يقوم دليل العملاء على تعريف حسابات العملاء والبيانات الخاصة بهم وبناء هيكل شجرى , وتقسيمهم ايضا على حسب المناطق الجغرافية وتحديد الارصدة الافتتاحية لهم عند بداية فترة مالية جديده على البرنامجج
(الفهرس >> العملاء )
- الكود :هو رقم تسلسلى يظهر بشكل افتراضى لتمييز كل عميل عن الاخر .
- الاسم : تحديد اسم معين للعميل ليمكن تمييزه فى باقى التعاملات .
- الرصيد الافتتاحي: هو المبلغ المالى لحساب العميل او المورد فى بداية التعاملات على البرنامج او عند اغلاق سنة مالية وترحيل الارصدة الى سنة مالية جديدة .
- الفرع :تحديد الفرع الذى يتعامل معه العميل وتم وضع خاصية لتعاملات العملاء مع كل الفروع او فرع محدد لتخصيصها قم بالضغط على خصائص العملاء والموردين .
- يوجد بداخل : تحديد اسم المجموعة التي ينتمي اليها العميل وذلك حتي يسهل تصنيفهم واجراء عليهم بعض العمليات دفعه واحده .
- جهة التعامل : هى مجموعة من الخصائص التى قد يشترك فيها مجموعة من حسابات العملاء ويمكنك اضافتها من جهات التعامل .
- المنطقة : يتم من خلالها تحديد اسم المنطقة الخاصة بهذاالعميل ويمكنك تقسيم المناطق التي يتواجد فيها حسابات العملاء بشكل شجري حيث يمكنك ذلك من اجراء عمليات كثيره علي كل منطقة وماتحتويها بالاضافة الى عرض تقارير خاصة عن اكثر المناطق سحبا للاصناف .
- حد الائتمان: هو اقصي مبلغ مالى يتم تحديده لمديونية العميل بحيث اذا وصلت تعاملاته الى هذا المبلغ يمكن وقف التعاملات معه ويمكن تخصيصها من خصائص العملاء والموردين
- التعامل الافتراضى : عند التعامل مع العملاء فى الفواتير يظهر تلقائى اذا كان يقوم بالتعامل الاجل او الكاش
- حساب الاستاذ : هو الحساب الرئيسي الذي يتم تسجيل البيانات عليه في شجرة الحسابات وهو يظهر افتراضي لما تم تعيينة من ثوابت الحسابات ويفيدك في تتبع حركة القيود للعملاء .
- طبيعة التعامل: يقوم البرنامج افتراضى بوضع طبيعة الحساب مدين ولكن طبيعة الحساب هذه تفيدك من حيث اذا تواجد عميل يتعامل كعميل ومورد ايضا .
- العملة الافتراضية : تظهر بصورة افتراضية بالعملة المحلية كما تم اختيارها فى انشاء شركة ويمكن تغييرها حيث يدعم البرنامج تعدد العملات .
- التليفون : وهو وضع ارقام التليفونات الخاصه بالعميل ومتوفر لك ثلاث خانات لادخال اكثر من رقم لسهولة التواصل مع العميل .
- الاتصال بعد : يتم من خلالها تحديد موعد معين للتواصل مع العميل .
- العنوان : ويتم من خلالها تحديد عنوان ثابت للعميل .
كيفية تحديد الاسعار للعملاء
يتيح اليك البرنامج ربط العميل بمستوى سعر معين تكون قادر على تغييره فى التعاملات اذا لزم الامر كما يمكنك تحديد طريقة المحاسبة والضرائب التى تطبق على العملاء وتحديد شرائح خصومات تطبق على العميل عند اجراء التعاملات عليه
بجانب انه يمكنك تحديد مسلسل فواتير خاص لتعاملاته حتى يمكنه تمييزه فى مراجعة التعاملات والفواتير او البحث عنه بهذاالرقم المميز للفواتير الخاصه به
- مستوي الاسعار : يدعم البرنامج تعدد الاسعار ويمكنك ربط عميل بسعر معين فى باقى التعاملات
- التعامل: اذا تم تفعيلها هذا يعني ان هذا العميل يتم التعامل معه كعميل ومورد ايضا وبالضرورة تلقائيا يتم تغيير حساب الاستاذ لهذا العميل علي انه عملاء مختلطة واذا لم يتم تفعيلها يتم التعامل معه كعميل فقط .
- له مسلسل الفواتير الخاص: اذا تم تفعيلها بنعم يتم تحديد ترقيم خاص بفواتير هذا العميل لتمييز فواتيره عن باقى التعاملات .
- مراكز التكلفة : تحديد مركز تكلفة معين للعميل يتم تحميل مصروفات التى تمت على البضاعة وبالتالى يتم تغيير سعر الصنف او تحميل التكاليف الخاصة بمركز التكلفة للعميل مباشرة ويمكن اضافة مراكز التكلفة من الحسابات .
- الحساب المكمل:هو حساب من شجرة الحسابات ويتم تحديدة عند وضع رصيد افتتاحي للعملاء والفائده منه سيكون الطرف الثاني في القيد في حالة تسجيل رصيد افتتاحي .
كيفية تحديد تعامل العملاء مع الضرائب والخصومات
- خصم تعجيل الدفع : وهو خصم تحفيزي للعميل بحيث انه كلما عجل في دفع المستحقات يكون له خصم بنسبه معينه تم وضعها من قبل ويتم اضافة الخصم وتعريفه من العروض والخصومات وقد يظهر افتراضيا اذا تم تحديده من قبل فى جهة التعامل المنتمى اليها العميل .
- الخصم التجاري : وهو خصم غير مشروط يتم على اسعار الاصناف ويمكن ان يكون بقيمة او بنسبة معينة ويتم ربط العميل بخصم معين وقد يظهر افتراضيا اذا تم تحديده من قبل فى جهة التعامل المنتمى اليها العميل ولاضافته اضغط على الخصم التجارى .
- يتعامل بالضريبة : اذا تم تفعيلها سيتوجب عليك تحديد نسبة الضريبه الخاضع لها العميل وقد تظهر افتراضيا اذا تم تحديده من قبل فى جهة التعامل المنتمى اليها العميل .
- نوع الحساب : هو تقسيم لانواع العملاء لان لكل عميل طريقة خاصة فى اخضاعه للضرائب .
- عملاء محليين : يتم محاسبتهم بالضريبة المطبقة محليا .
- عملاء اجانب : يتم محاسبتهم على انهم معفيين من الضريبة .
- عضو مجلس التعاون الخليجى : يتم تطبيق الضريبة الصفرية الى ان يتم تطبيق ضريبة القيمة المضافة عليهم .
- الضريبة : يتم اختيار نسبه الضريبة المطبقة على العميل كما تم تعريفها مسبقا فى الضرائب .
- الرقم الضريبي : وهو الرقم المتواجد ببطاقة العميل الضريبية .
- مأمورية الضرائب : وهي مامورية الضرائب التابع لها العميل .
- السجل التجاري : وهو رقم السجل التجاري لشركة العميل .
- مندوبي المبيعات: ويحتوي علي كود المندوب واسمه ونسبته الموضحه علي عمليات البيع .
كيفية تحديد البيانات الخاصة بشركة العميل .
- رقم الهوية: يتم فيه ادراج الرقم الخاص بهوية العميل .
- اسم الشركة : وهو اسم الشركة التي يملكها العميل .
- المسئول : وهو مدير المشتريات مثلا او المدير المالي المسئول عن التعامل معك كمورد .
- الحساب البنكي : رقم الحساب البنكي للشركة .
- اسم البنك : وهو اسم البنك الذي يتعامل مع شركة العميل .
- الفرع : وهو اسم فرع البنك الذي يتعامل العميل معه مباشرة .
- الفروع الاخري : اذا كان هناك فروع اخري لشركة العميل وتحتوي علي المدير المسئول والعنوان وارقام التليفونات للفروع .
- الصورة : وهي صورة العميل او لوجو شركة العميل .
- بالاضافة الي ثمانية حقول تستطيع ان تختارها اذا كنت تود اضافة اي معلومات اخري متعلقه بالعميل .
معلومات اضافيه و تحتوي علي الصورة وحقول اضافية .
الانترنت: يتم وضع هذه البيانات فى حالة كان العميل يستخدم نفس برنامج حسابات وتريد وضع بعض الخصائص المحدده التى يمكنه الاطلاع عليها .
- اسم المستخدم : تحديد اسم مميز للعميل ليمكنه الاطلاع على بعض الخصائص المحدده له .
- الرقم السرى : تحديد رقم خاص به يمكنه من الولوج الى بعض الخصائص المحدده له .
- الاطلاع على ارصدة المخزون : اذا تم تفعيلها فسيمكنه الاطلاع على الرصيد الحالى للاصناف .
- الاطلاع على اسعار الاصناف الموجودة : اذا تم تفعيلها فسيمكنه الاطلاع على اسعار الاصناف الموجودة فى المخازن .
- الاطلاع على الطلبيات التى قامت بها الشركة ولم تأتى : اذا تم تفعيلها فسيمكنه الاطلاع على الطلبيات الغير منفذه .
- الاطلاع على حد الائتمان له : اذا تم تفعيلها فيمكنه الاطلاع على اقصى مبلغ مالى مؤتمن عليه .
- ارسال شكوى الى الشركة : اذا تم تفعيلها ستمكن العميل من ارسال الشكاوى الى شركتك .
- امكانية تعديل بيانات الاتصال الخاصه به : اذا تم تفعيلها فيمكنك التعديل على بياناته الخاصة .
- عدد طلبيات الشراء التى يقوم بها فى اليوم : تحديد عدد معين لطلبيات الشراء التى يطلبها العميل يوميا .
